Cele mai frecvente greșeli fiscale ale patronilor români explicate de un contabil

Un expert contabil a sintetizat cele mai întâlnite erori pe care le fac antreprenorii când gestionează taxele companiilor lor. Forma juridică, TVA-ul și separarea corectă a banilor sunt punctele unde se greșește des. Analiza este semnată de Cosmin Dumitrascu (ABS Group Romania) și a fost transmisă comunității StartupCafe.ro.

Observația autorului este pragmatică: multe decizii se iau din lipsă de documentare și pe premisa „merge și așa”. Între timp, ANAF s-a digitalizat și are acces la date aproape în timp real, ceea ce transformă erorile în costuri și timp pierdut mult mai repede decât în trecut.

Banii firmei sunt banii mei – gândire care aduce riscuri la controlul ANAF.

• Alegerea nepotrivită a formei juridice și necunoașterea TVA – mulți înființează PFA sau SRL după sfatul prietenilor, fără consultanță fiscală, și află ulterior că nivelul de impozitare nu le convine. Confuzia continuă cu TVA: nu știu când devin obligatoriu plătitori, care este plafonul și că înregistrarea trebuie făcută la data atingerii sau depășirii plafonului (ideal, chiar înainte ori imediat după). De asemenea, nu e clar pentru toți când e mai potrivit TVA la încasare față de TVA la facturare. Recomandarea explicită: o analiză fiscală comparativă înainte de a alege forma de organizare.
• Amestecarea banilor firmei cu cei personali – plăți personale din contul firmei, retrageri de numerar nejustificate, facturi fictive sau supraevaluate pentru servicii inexistente. Riscul este reclasificarea la impozit de 16% plus dobânzi și penalități la controlul ANAF, mai ales odată cu implementarea SAF-T.
• Ignorarea obligațiilor fiscale în lipsa veniturilor – chiar dacă firma nu încasează, are obligații. Dacă nu s-a întreprins nimic de la înființare, se depune declarația de inactivitate și declarații pe zero pentru impozitul ales; dacă a existat activitate, se întocmește contabilitatea; în toate cazurile rămân de depus situațiile financiare anuale și, după caz, declarațiile trimestriale sau lunare. Nerespectarea aduce amenzi. Autorul punctează direct: (citat parafrazat) dacă nu mai faci nimic cu firma, suspend-o, iar obligațiile se reduc la situațiile anuale.
• Deduceri necunoscute pe PFA/SRL – o cheltuială este deductibilă dacă are legătură cu scopul activității. Mulți antreprenori plătesc din bani personali facturi ale firmei, deși pot deconta pe PFA/SRL. Pe termen lung, necunoașterea deducerilor crește inutil taxele. În locul unei majorări salariale (cu taxe de peste 40%), pot fi folosite beneficii: abonament medical, tichete de masă, abonamente sportive, cursuri de formare, cheltuieli cu vehiculele, parte din chirie, educația timpurie.
• Decapitalizarea prin distribuiri haotice de dividende – dividendele sunt calea rapidă de a scoate bani, dar impozitarea crește la 16% din 2026. În contextul activului net contabil, este prudentă o analiză înaintea distribuirilor mari, pentru a evita decapitalizarea.
• Ignorarea legislației muncii – angajarea, modificările salariale, funcțiile, programul, orele suplimentare sau de noapte trebuie declarate și actualizate în termen, în acord cu Legea 53/2003 – Codul muncii.
• Lipsa contractelor clare cu clienții și furnizorii – înțelegerile verbale devin scumpe la primul litigiu. Fără contracte bine delimitate, nu se pot proba termenele, livrările, întârzierile sau cine suportă riscurile și pagubele. Un contract clar nu înseamnă neîncredere, ci reguli fără loc de interpretări.

„Dacă nu mai faci nimic cu o firmă, măcar suspend-o.”

Lista de mai sus confirmă unde se rup lucrurile în practică: forma juridică fără analiză, TVA tratat superficial, amestecul de fonduri, deduceri ignorate, dividende distribuite fără a privi activul net, plus neglijență la muncă și contracte. Toate sunt evitabile cu documentare minimă și cu apel la expert încă din faza de decizie.